1 TOEPASSELIJKHEID
1.1 Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle onderhandelingen, aanbiedingen en overeenkomsten waarbij Bureau Interactieve Communicatie[BIC], gevestigd te Bemelen, gemeente Eijsden-Margraten (hierna te noemen “BIC“), goederen en/of diensten van welke aard ook levert.
1.2 Eventuele leverings- of inkoop-voorwaarden van de wederpartij van BIC (hierna te noemen “opdrachtgever“) zijn niet van toepassing, tenzij deze door BIC uitdrukkelijk en op schrift zijn aanvaard.
2 TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST
2.1 De overeenkomst waarbij BIC zich onder toepassing van deze leveringsvoorwaarden verplicht de door opdrachtgever opgedragen werkzaamheden te verrichten en opdrachtgever zich jegens BIC verbindt de bedongen tegenprestatie te verrichten, komt eerst tot stand na schriftelijke aanvaarding door BIC van de verleende opdracht, middels een door beide partijen getekende offerte / opdrachtbevestiging. Wijzigingen van en aanvullingen op deze leveringsvoorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk met BIC overeengekomen en vermeld op de schriftelijke opdrachtbevestiging.
2.2 Alle aanbiedingen, offertes en (prijs-)opgaven van of namens BIC zijn vrijblijvend, tenzij deze een termijn voor aanvaarding bevatten. Een aanbieding of (prijs-) opgave bindt BIC niet en geldt slechts als een uitnodiging tot het plaatsen van een order. BIC is gerechtigd bestellingen, orders en dergelijke zonder opgave van redenen te weigeren.
3 OPLEVERING
3.1 Indien partijen zijn overeengekomen dat de werkzaamheden en/of de oplevering van de te vervaardigen werken in verschillende fasen geschiedt of zulks uit de aard van de werkzaamheden voortvloeit, zal BIC na afloop van iedere fase aan opdrachtgever rapporteren en de tot dan toe verrichte werkzaamheden c.q. vervaardigde werken ter goedkeuring aan opdrachtgever voorleggen, na welke goedkeuring de volgende fase aanvangt. Goedkeuring van iedere (deel-)oplevering wordt geacht te zijn verleend, indien opdrachtgever niet binnen veertien dagen na de rapportage over de betreffende fase door BIC schriftelijk en gemotiveerd aan BIC te kennen geeft op welke onderdelen de werkzaamheden niet in overeenstemming zijn met de verleende opdracht.
3.2 De kosten van het aanbrengen van wijzigingen in een ontwerp in het kader van de juiste (deel-)oplevering zijn voor rekening van BIC, tenzij deze wijzigingen een afwijking inhouden van de specificaties zoals overeengekomen ten tijde van de opdrachtverlening, in welk geval de kosten door opdrachtgever zullen worden gedragen.
4 VERPLICHTINGEN OPDRACHTGEVER
4.1 BIC is te allen tijde gerechtigd om wijzigingen aan te brengen in een geleverd product m.b.t. operationele zaken. Opdrachtgever zal telkens vooraf, dan wel zo spoedig mogelijk, van eventuele operationele wijzigingen op de hoogte worden gebracht en is gehouden haar volledige medewerking daaraan te verlenen. Opdrachtgever zal zorgvuldig omgaan met de aan haar door BIC ter beschikking gestelde wachtwoorden en eventuele andere beveiligingsvoorzieningen. Alle door opdrachtgever geconstateerde storingen aan een product dienen zo spoedig mogelijk aan BIC te worden gemeld.
4.2 Bij bemiddeling door BIC met een derde partij (bijvoorbeeld een externe ‘host-provider’ inzake het gebruik van een webserver), wordt een directe overeenkomst tussen opdrachtgever en derde partij getekend: ook facturering geschiedt rechtstreeks. Opdrachtgever verplicht zich alle voorschriften, wettelijke voorschriften en overige toepasselijke regelgeving met betrekking tot de geleverde dienst van de derde partij na te leven.
5 PRIJZEN EN BETALING
5.1 Alle prijzen en tarieven zoals vermeld op offerte of orderformulier luiden in Euro (€) en zijn exclusief omzetbelasting (BTW) en alle eventuele andere heffingen van overheidswege.
5.2 Facturering door BIC geschiedt in 2 tranches: 50% bij aanbesteding, 40% bij oplevering testversie, 10% bij oplevering definitieve versie, tenzij anders is overeengekomen en vermeld in de opdrachtbrief / offerte.
5.3 Alle facturen zullen, behoudens op de factuur vermelde andersluidende betalingscondities, binnen veertien dagen na factuurdatum door opdrachtgever worden betaald, zonder enig beroep te doen op verrekening en/of opschorting. Elke betaling strekt tot voldoening van de langst uitstaande factuur. Tenzij anders overeengekomen, zullen periodieke betalingen in termijnen in beginsel steeds bij vooruitbetaling worden voldaan.
5.4 Bij te late betaling is opdrachtgever door het enkele verstrijken van een betalingstermijn in verzuim. Zonder nadere ingebrekestelling zal opdrachtgever vanaf die datum een onmiddellijk opeisbare vertragingsrente van de wettelijke rente plus twee procent per jaar verschuldigd zijn. Alle kosten, zowel in als buiten rechte (de kosten van rechtskundige bijstand van BIC daaronder begrepen) die BIC moet maken ten gevolge van een toerekenbare tekortkoming door opdrachtgever, zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten van BIC worden vastgesteld op tenminste vijftien procent van de hoofdsom van de vordering met een minimum van € 250,–).
6 LEVERINGSTERMIJNEN
6.1 Alle door BIC opgegeven (leverings-)termijnen zijn naar besten weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan van de overeenkomst aan haar bekend waren.
6.2 Indien BIC, anders dan door grove schuld of opzet, niet in staat is één of meer termijnen te halen, zal BIC niet uit dien hoofde in gebreke zijn met de nakoming van haar verplichtingen, doch zullen partijen zo spoedig mogelijk met elkaar overleggen omtrent een aanpassing van de overeengekomen oplevertermijnen. Indien overschrijding van enige termijn dreigt zullen BIC en opdrachtgever zo spoedig mogelijk in overleg treden.
6.3 De productiewerkzaamheden van BIC vangen eerst aan na ontvangst van de eerste termijnbetaling ad 50% (zie 5.2) en na ontvangst van al het benodigde basismateriaal (teksten, beelden, functionele beschrijvingen, et cetera verder te noemen “materiaal”). De ontvangstdatum van het materiaal vormt tevens de startdatum van de productieperiode of ‘doorlooptijd’. De overeengekomen lengte van deze periode c.q. de opleveringsdatum van (delen van) het product zal door BIC worden herzien in het licht van de totale planning van werkzaamheden – met name ook voor derden – indien het materiaal niet tijdig in haar bezit is.
6.4 Schade of budgetoverschrijdingen ten gevolge termijnoverschrijdingen als gevolg van te late oplevering door derde partijen zal worden verhaald op deze derde partijen door de betreffende contractant (i.c. BIC danwel opdrachtgever).
7 GEHEIMHOUDING EN ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)
7.1 Zowel opdrachtgever als BIC alsmede alle medewerkers van beide partijen die bij het project betrokken zijn, zullen geen bedrijfsinformatie die over en weer ter beschikking is of wordt gesteld in het kader van het onderhavige project, aan derden prijsgeven. Dit betreft de informatie waarvan eenieder behoort te begrijpen dat deze informatie een vertrouwelijk karakter heeft, met inbegrip van doch niet beperkt tot commerciële, financiële, technische en andere (zakelijke) informatie, computerprogrammatuur, gegevensbestanden, bedrijfsgeheimen en know‑how, geheel of gedeeltelijk in enigerlei vorm, verveelvoudigen en deze niet, geheel of gedeeltelijk in enigerlei vorm, aan derden ter beschikking stellen of openbaar maken, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij.
7.2 Geheimhouding en gebruik van gegevens betreft tevens persoonsgerelateerde informatie zoals omschreven in, en onder de condities van, de sinds 25 mei 2018 vigerende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Opdrachtgever is gehouden BIC te voorzien van een concept “Verwerkersovereenkomst” zoals vereist binnen de AVG en welke gebruikelijk is binnen de organisatie van de opdrachtgever. Na onderlinge afstemming en zo nodig bijstelling wordt deze overeenkomst separaat door beide partijen ondertekend.
8 EIGENDOMSVOORBEHOUD
8.1 Alle door BIC aan opdrachtgever geleverde roerende zaken, zoals datadragers, documentatie en apparatuur, blijven eigendom van BIC totdat alle bedragen die opdrachtgever verschuldigd is voor de krachtens die overeenkomst geleverde of te leveren zaken of verrichte of te verrichten werkzaamheden, volledig aan BIC zijn voldaan.
8.2 Indien op door BIC krachtens een overeenkomst aan opdrachtgever geleverde zaken beslag wordt gelegd, dient opdrachtgever BIC hiervan terstond op de hoogte te stellen. De opdrachtgever dient bij eventueel beslag, bij een ten aanzien van de opdrachtgever verleende surseance van betaling of bij een uitgesproken faillissement van de opdrachtgever onmiddellijk de beslagleggende deurwaarder, de bewindvoerder of de curator te wijzen op het eigendomsrecht van BIC.
9 OVERMACHT
9.1 BIC is jegens opdrachtgever niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting uit hoofde van een met opdrachtgever gesloten overeenkomst, indien zij daartoe verhinderd wordt door een omstandigheid die haar niet kan worden toegerekend. Onder dergelijke omstandigheden zijn, niet‑limitatief, in elk geval begrepen: vertraging bij of tekortkoming in de nakoming door toeleveranciers van BIC of derden, computer‑, communicatie‑ of andere storingen, vervoersproblemen en werkstakingen. Dit betreft tevens omstandigheden ten gevolge van computervirus- of anderszins aanvallen via internet (‘hacks’).
9.2 Indien een overmachtsperiode langer dan zes maanden heeft geduurd, is opdrachtgever gerechtigd tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan door schriftelijke kennisgeving per aangetekende brief, onverminderd haar verplichting tot betaling van eventuele nog openstaande facturen aan BIC.
10 AANSPRAKELIJKHEID
10.1 BIC is uitsluitend aansprakelijk jegens opdrachtgever voor de schade die opdrachtgever lijdt als rechtstreeks gevolg van de aan opzet of grove schuld van BIC te wijten tekortkomingen of onrechtmatig handelen van BIC bij de uitvoering van de opdracht, dan wel van de personen waarvan BIC zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient.
10.2 Iedere aansprakelijkheid van BIC voor enige andere vorm van schade is uitgesloten, waaronder mede begrepen aanvullende schadevergoeding in welke vorm dan ook, vergoeding van indirecte schade of gevolgschade of schade wegens gederfde winst. BIC is voorts in geen geval aansprakelijk voor vertragingsschade, schade wegens verlies van gegevens, schade wegens overschrijding van leveringstermijnen als gevolg van gewijzigde omstandigheden, schade als gevolg van (mede) aan opdrachtgever toe te rekenen tekortkomingen, zoals het verschaffen van gebrekkige medewerking, informatie of materialen door de opdrachtgever, alsmede beveiligingstaken met betrekking tot computerdata en internet (als bedoeld onder 9.1).
10.3 BIC is, onverminderd het bepaalde in artikel 9 (overmacht) en elders in dit artikel, in het bijzonder niet aansprakelijk voor storingen in het internet, de telecommunicatie‑infrastructuur van enig operator, access‑ of host-provider of data-center. De schade als gevolg van uitval, onbereikbaarheid, niet (tijdig of volledig) functioneren van een hostprovider en/of verminking of verlies van gegevens.
10.4 Onverminderd het voorgaande, is een voorwaarde van het ontstaan van enig recht op schadevergoeding van opdrachtgever steeds dat opdrachtgever na het ontstaan van de schade, zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vijf werkdagen, de schade schriftelijk bij BIC heeft gemeld. enige verplichting tot schadevergoeding van BIC is te allen tijde beperkt tot een maximum van de hoogte van de overeengekomen vergoeding voor het verrichten door BIC van de in opdracht van opdrachtgever te verrichten werkzaamheden.
10.5 Opdrachtgever is volledig aansprakelijk voor de schade die BIC mocht lijden wegens het niet‑naleven door opdrachtgever, door haar ingeschakelde derden (zie ook 14.5).
11 INTELLECTUEEL EIGENDOM
11.1 Behoudens uitdrukkelijk andersluidende schriftelijke overeenkomst, berust het auteursrecht en alle overige rechten van intellectueel eigendom ten aanzien van de door BIC ten behoeve van opdrachtgever vervaardigde werken uitsluitend bij BIC c.q. haar licentiegevers. Opdrachtgever verkrijgt een exclusief en wereldwijd gebruiksrecht voor onbepaalde tijd op de voor BIC vervaardigde werken. Het auteursrecht is onvervreemdbaar, indien toch is overeengekomen dat het auteursrecht bij opdrachtgever zal berusten, zal dit te allen tijde slechts een gedeeld auteursrecht betreffen. BIC zal deze (gedeelde) rechten slechts overdragen onder de opschortende voorwaarde dat opdrachtgever al haar financiële verplichtingen uit hoofde van de vervaardiging van het betreffende werk aan BIC heeft voldaan.
11.2 BIC is in het geval van door haar aan opdrachtgever geleverde software nimmer verplicht tot afgifte van of het geven van inzage in de broncode en de door BIC bij de vervaardiging van de werken gebruikte documentatie. Indien het noodzakelijk is onderhoud te verrichten en/of wijzigingen aan te brengen in de werken, zal BIC daarvoor volgens de alsdan bij haar geldende voorwaarden zorg dragen. Op verzoek van opdrachtgever kunnen partijen met betrekking tot de broncode een separate overeenkomst sluiten, waarin zal worden bepaald dat de broncode aan een door BIC aan te wijzen derde partij zal worden verstrekt, met vermelding van de gevallen waarin deze derde partij verplicht zal zijn tot afgifte van de broncode aan opdrachtgever, waaronder in elk geval begrepen een eventueel faillissement, definitieve surseance van betaling of liquidatie van BIC. De kosten voor deze derde partij zullen door opdrachtgever worden gedragen.
11.3 De rechten op het door opdrachtgever aangeleverde materiaal, alsmede op de (beeld)merken en handelsnamen van opdrachtgever, blijven bij opdrachtgever berusten, met dien verstande dat het eventuele verzamelauteursrecht op de volledige werken in dat geval aan BIC toekomt en opdrachtgever aan BIC kosteloos een wereldwijde en eeuwigdurende licentie verleent voor het gebruik van die materialen in samenhang met de krachtens deze overeenkomst te vervaardigen werken.
11.4 BIC is te allen tijde gerechtigd haar naam, en die van eventuele andere betrokken makers, te vermelden in of bij de door hem vervaardigde werken, ook in geval van overdracht van het auteursrecht van de werken aan opdrachtgever c.q. derden.
12 GEBRUIKSRECHT
12.1 Indien geen overdracht van auteursrecht is overeengekomen, verleent BIC aan opdrachtgever, onder de voorwaarde dat opdrachtgever haar volledige betalingsverplichtingen jegens BIC naleeft, een exclusief gebruiksrecht op de door BIC in opdracht van opdrachtgever vervaardigde werken.
12.2 Het is opdrachtgever niet toegestaan de door BIC ter beschikking gestelde software of enig gedeelte daarvan, daaronder begrepen documentatie (op welke wijze ook vastgesteld) te kopiëren, te reproduceren, te vertalen, aan te passen, te de‑assembleren, te decompileren, na te maken, te wijzigen of te reconstrueren, zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van BIC.
12.3 Tenzij BIC afwijkende bepalingen stelt, is het opdrachtgever toegestaan voor beveiligingsdoeleinden twee kopieën te maken van de software. Deze kopieën zullen door opdrachtgever uitsluitend worden aangewend ter vervanging van het eventueel onbruikbaar geworden origineel materiaal en dienen afdoende beveiligd te worden opgeslagen zodat derden op geen enkele wijze toegang tot deze data kunnen verkrijgen.
12.4 Wij wijzen er met nadruk op dat back-up-kopieën van de online data de verantwoordelijkheid zijn van de opdrachtgever. Opdrachtgever wordt geadviseerd een back‑up kopie te maken van de databestanden in alle gevallen waarin het opdrachtgever redelijkerwijs duidelijk moet zijn dat dit voor het goed en veilig functioneren van de software en van de organisatie noodzakelijk kan zijn. Desgewenst kan de back-up voorziening worden ingekocht bij de gekozen host-provider.
13 GARANTIES EN VRIJWARING
13.1 BIC garandeert gedurende twaalf maanden na de installatiedatum de technische werking van door haar geleverde software volgens de door BIC schriftelijk gegeven specificaties. Herstel van verminkte of verloren gegane gegevens valt niet onder de garantie. BIC kan de kosten van herstel in rekening brengen in geval van gebruiksfouten of andere niet aan BIC toe te rekenen oorzaken. De garantie is niet van toepassing indien de software door anderen dan BIC is gewijzigd, bijvoorbeeld ook ten gevolge van updates van ‘Operating Systems’ of ‘webbrowsers’. Dit geldt tevens voor software welke door derden is geproduceerd zoals CMS systemen en daaraan gekoppelde plug-in-softwaremodules, welke door BIC is ingezet voor het product.
13.2 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het naleven van alle toepasselijke regelgeving door haar medewerkers, klanten of andere door opdrachtgever aangestelde gebruikers van de door BIC geleverde diensten. Opdrachtgever garandeert dat de informatie die door of middels opdrachtgever openbaar wordt gemaakt c.q. verveelvoudigd, op geen enkele wijze onrechtmatig is jegens derden en niet in strijd is met de Nederlandse of andere toepasselijke wetgeving.
13.3 Opdrachtgever staat er jegens BIC voor in dat de bij de opdracht te gebruiken materialen, informatie en (beeld)merken en handelsnamen van opdrachtgever aan haar toebehoren en geen inbreuk maken op enige rechten van derden. Voorts verplicht opdrachtgever zich ertoe dat zij met behulp van de door BIC te leveren diensten c.q. producten niets zal doen of nalaten dat in strijd is met de wet, openbare orde of goede zeden, dan wel als pornografisch moet worden beschouwd, dan wel inbreuk maakt op de privacy en/of het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer en/of andere rechten van derden (zie ook 7.2).
13.4 Opdrachtgever vrijwaart BIC voor alle schade en eventuele vorderingen van derden uit hoofde van een schending door opdrachtgever van de hiervoor in dit artikel of elders in deze overeenkomst genoemde garanties of verklaringen van opdrachtgever en zij zal BIC volledig schadeloos stellen, met inbegrip van vergoeding van alle door BIC te maken kosten van juridische bijstand.
13.5 Indien opdrachtgever een klacht heeft over het functioneren van een door BIC geleverde dienst, zal BIC zich inspannen om zo spoedig mogelijk na melding daarvan een passende oplossing te vinden. BIC verplicht zich op werkdagen uiterlijk binnen 24 uur na telefonische melding van een klacht door opdrachtgever, daarop te reageren en zo nodig maatregelen nemen die kunnen leiden tot het verhelpen van de klacht en tevens in grote lijnen aan te geven op welke wijze zij de geconstateerde problemen zal trachten te (laten) verhelpen. In een afzonderlijke onderhoudsovereenkomst (Service Level Agreement) kunnen nadere afspraken worden vastgelegd omtrent reactietijden op eventuele storingen van verschillende aard.
14 WEBSITE REALISATIE
14.1 Indien opdrachtgever aan BIC opdracht geeft tot het samenstellen, implementeren en verwerken van een ‘website’ op het internet (hierna te noemen “de website”), geschiedt dat volgens de omschrijving en specificaties als tussen partijen overeengekomen en vastgelegd in de offerte / het orderformulier / de opdrachtbrief en tegen de daar vermelde productiekosten.
14.2 Bij oplevering wordt de website door opdrachtgever geaccepteerd en goedgekeurd. Door de website of één of meer van de diensten behorende tot de website in gebruik te nemen, wordt opdrachtgever geacht de website te hebben geaccepteerd en goedgekeurd.
14.3 Indien de website door BIC zal worden geactualiseerd en onderhouden, zal BIC daarvoor een periodieke vergoeding in rekening brengen welke wordt neergelegd in de offerte en overeenkomst.
14.4 Het door opdrachtgever ten behoeve van de website aan te leveren materiaal dient digitaal te worden aangeleverd. Kosten van conversie van materiaal dat niet in digitale vorm is aangeleverd, zullen bij opdrachtgever in rekening worden gebracht voor zover deze niet deel uitmaakten van de offerte.
14.5 Opdrachtgever is als eigenaar van de website formeel verantwoordelijk voor het via FTP(File Transfer Protocol) beheren van de website-data bij de host-provider. Alle verantwoordelijkheden van BIC ten aanzien van het technisch functioneren van de website vervallen zodra de opdrachtgever de “FTP toegang” deelt met derden. Dit geldt tevens indien de eigenaar – of al dan niet in diens opdracht door derden – wijzigingen aan de broncode worden aangebracht via het CMS systeem.
15 SLOTBEPALINGEN
15.1 De opdrachtgever zal haar rechten en/of verplichtingen uit hoofde van een onder toepassing van deze leveringsvoorwaarden gesloten overeenkomst niet geheel of ten dele overdragen aan een derde, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming van BIC.
15.2 Indien een of meer bepalingen van deze leveringsvoorwaarden onverbindend mochten blijken te zijn, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden onverminderd tussen partijen van kracht. Partijen verplichten zich om de niet-verbindende bepalingen te vervangen door verbindende bepalingen, die zo min mogelijk ‑ gelet op de aard en strekking van deze voorwaarden en onder toepassing daarvan gesloten overeenkomsten ‑ afwijken van de onverbindende bepalingen.
15.3 Op deze leveringsvoorwaarden en alle daarmee samenhangende voorwaarden en overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. tenzij anders wordt overeengekomen, zullen alle geschillen voortvloeiende uit deze leveringsvoorwaarden en alle daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Maastricht.
BEMELEN – april 2019